Configurar un dominio personalizado en gmail y gestionarlo desde cliente outlook

Para quienes contamos con dominios empresariales y no queremos utilizar los aburridos y poco amigables webmail clásicos, tales como horde, rouncube y squirrelmail, utilizamos las plataformas de Hotmail o Gmail y lo gestionamos desde un cliente de correos como outlook.

Sin embargo, Hotmail ha puesto muchas limitaciones para evitar que los correos que no pertenecen a office 365 puedan gestionarse desde outlook usando hotmail como servidor, e incluso hay demoras si se utiliza otro gestor de correos como mozilla thunderbird. Para este caso en particular la única forma viable que he encontrado de usar hotmail como servidor es gestionándolo directamente desde su plataforma web o a través de una aplicación móvil.

Por el contrario, en el caso de Gmail sí es posible realizar esta configuración, pero es algo compleja y la documentación al respecto es rebuscada y con algunos vacíos en la integración de todos los procedimientos necesarios.

Esta publicación pretende ser una pequeña pero poderosa guía que integre todos los pasos necesarios para tener éxito en este acometido, sin explayarse en los detalles pero incluyendo las referencias necesarias para lograrlo.

Recapitulando, lo que se pretende lograr es configurar un dominio personalizado en Gmail y gestionarlo desde la aplicación  Office Outlook.

Requisitos previos:

  • Contar con un dominio empresarial y con un servidor de correos correctamente configurados (Es decir, se pueden enviar y recibir correos empresariales usando algún webmail). Los planes de hosting normalmente incluyen todo esto.
  • Tener correctamente configurado los registros ptr, spf, dkim, domainkeys y dmarc, necesarios para una correcta autenticación. Esta configuración no viene por defecto y debe ser realizada por un administrador del servicio de hosting. Para mayor detalle de como realizarla puede consultar las siguientes guías:

Evita que tus correos sean marcados como spam usando registros PTR, SPF y DKIM

Evita que tus correos sean marcados como spam (y II). Registros DMARC

  • Contar con una cuenta personal de gmail o crear una.

Pasos para configurar un dominio personalizado en Gmail:

  1. Habilitar la configuración en dos pasos
  2. Crear una contraseña de aplicación
  3. Habilitar IMAP en Gmail
  4. Añadir dirección de correo empresarial a Gmail
  5. Establecer la dirección corporativa como predeterminada
  6. Ingrese a la administración de su hosting (generalmente cpanel) o a la ruta indicada por su proveedor para activar las redirecciones de correo
  7. Redirigir todos los correos enviados a su correo corporativo hacia el correo de gmail

Pasos para gestionar el correo Gmail desde la aplicación  Office Outlook:

  1. Añada una nueva cuenta de correo utilizando la configuración manual.
  2. El campo nombre es personalizable, generalmente el nombre de la empresa o de la persona encargada del correo. Es importante llenar este campo y debe ser un nombre amigable.
  3. En el campo correo debe ingresarse el correo corporativo.
  4. En el campo usuario debe registrarse el correo de gmail utilizado como servidor.
  5. En el campo contraseña debe utilizarse la contraseña de aplicación creada.
  6. Para la configuración de los puertos usar lo siguiente: 
    Servidor de correo entrante (IMAP)	
    imap.gmail.com
    Requiere SSL: Sí
    Puerto: 993
    
    Servidor de correo saliente (SMTP)	
    smtp.gmail.com
    Requiere TLS: Sí (si está disponible)
    Requiere autenticación: Sí
    Puerto para TLS/STARTTLS: 587

Luego de seguir los pasos anteriores ya podemos utilizar el correo, sin embargo aún podemos experimentar problemas al usar el outlook debido a problemas de autenticación de gmail en outlook los cuales no se dan si el correo se gestiona directamente desde la plataforma de gmail.

Esto se debe a un problema de autenticación dmarc debido a que falla la validación de los registros de firmas digitales asociados al registro dkim. Suena complejo pero su solución es sencilla: Lo único que hay que hacer ahora es añadir el plugin de gmail a outlook. La aplicación se puede descargar desde la G-Suite: Google Apps Sync for Microsoft Outlook®

Los pasos para finalizar la instalación del plugin son:

  1. Al iniciar outlook luego de instalar el plugin solicita una cuenta de gmail. Le damos cancelar para continuar el inicio sin vincularlo a ninguna cuenta de gmail.
  2. Ingresamos a la ruta Archivo>>Agregar Cuenta>>Configuración Manual>>Otros y seleccionamos Google Outlook Send and Service. Luego hacemos clic en siguiente. 
  3. Reiniciamos outlook y listo!!

Para comprobar que todo haya salido bien y que este correctamente configurado enviamos un correo de prueba a otra cuenta de Gmail. Al recibir el mensaje vamos a la opción Mostrar Original y comprobamos que pase todas las pruebas.

Si hemos obtenido PASS en todas las pruebas nuestro correo se encuentra configurado de manera óptima y esta listo para llegar directamente a la bandeja de entrada de nuestros contactos, sin conocer la carpeta spam.

Actualización 21/02/2017: Este procedimiento sólo es efectivo con office 2013 y versiones posteriores.

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