Configurar un dominio personalizado en gmail y gestionarlo desde cliente outlook

Para quienes contamos con dominios empresariales y no queremos utilizar los aburridos y poco amigables webmail clásicos, tales como horde, rouncube y squirrelmail, utilizamos las plataformas de Hotmail o Gmail y lo gestionamos desde un cliente de correos como outlook.

Sin embargo, Hotmail ha puesto muchas limitaciones para evitar que los correos que no pertenecen a office 365 puedan gestionarse desde outlook usando hotmail como servidor, e incluso hay demoras si se utiliza otro gestor de correos como mozilla thunderbird. Para este caso en particular la única forma viable que he encontrado de usar hotmail como servidor es gestionándolo directamente desde su plataforma web o a través de una aplicación móvil.

Por el contrario, en el caso de Gmail sí es posible realizar esta configuración, pero es algo compleja y la documentación al respecto es rebuscada y con algunos vacíos en la integración de todos los procedimientos necesarios.

Esta publicación pretende ser una pequeña pero poderosa guía que integre todos los pasos necesarios para tener éxito en este acometido, sin explayarse en los detalles pero incluyendo las referencias necesarias para lograrlo.

Recapitulando, lo que se pretende lograr es configurar un dominio personalizado en Gmail y gestionarlo desde la aplicación  Office Outlook.

Requisitos previos:

  • Contar con un dominio empresarial y con un servidor de correos correctamente configurados (Es decir, se pueden enviar y recibir correos empresariales usando algún webmail). Los planes de hosting normalmente incluyen todo esto.
  • Tener correctamente configurado los registros ptr, spf, dkim, domainkeys y dmarc, necesarios para una correcta autenticación. Esta configuración no viene por defecto y debe ser realizada por un administrador del servicio de hosting. Para mayor detalle de como realizarla puede consultar las siguientes guías:

Evita que tus correos sean marcados como spam usando registros PTR, SPF y DKIM

Evita que tus correos sean marcados como spam (y II). Registros DMARC

  • Contar con una cuenta personal de gmail o crear una.

Pasos para configurar un dominio personalizado en Gmail:

  1. Habilitar la configuración en dos pasos
  2. Crear una contraseña de aplicación
  3. Habilitar IMAP en Gmail
  4. Añadir dirección de correo empresarial a Gmail
  5. Establecer la dirección corporativa como predeterminada
  6. Ingrese a la administración de su hosting (generalmente cpanel) o a la ruta indicada por su proveedor para activar las redirecciones de correo
  7. Redirigir todos los correos enviados a su correo corporativo hacia el correo de gmail

Pasos para gestionar el correo Gmail desde la aplicación  Office Outlook:

  1. Añada una nueva cuenta de correo utilizando la configuración manual.
  2. El campo nombre es personalizable, generalmente el nombre de la empresa o de la persona encargada del correo. Es importante llenar este campo y debe ser un nombre amigable.
  3. En el campo correo debe ingresarse el correo corporativo.
  4. En el campo usuario debe registrarse el correo de gmail utilizado como servidor.
  5. En el campo contraseña debe utilizarse la contraseña de aplicación creada.
  6. Para la configuración de los puertos usar lo siguiente: 
    Servidor de correo entrante (IMAP)	
    imap.gmail.com
    Requiere SSL: Sí
    Puerto: 993
    
    #Configurando el servidor de correo saliente:
    
    #   Esta configuración depende de la indicada 
    #en el proveedor de hosting, solo en lo 
    #referente a servidor de correos salientes.	
    
    #Los datos obligatorios a llenar son:
    
    #   Servidor de correo saliente (SMTP)
    #   Requiere TLS  ó SSL 
    #   Requiere autenticación
    #   Puerto para TLS/STARTTLS ó SSL

Como podemos observar el ultimo paso, cambiamos la configuración propuesta por gmail a una propia, en lo que concierne a la parte del servidor de correos salientes. si utilizáramos el servidor saliente de gmail, igual podríamos utilizar el correo, sin embargo aún se presentarían problemas al usar el outlook debido a problemas de autenticación de gmail en outlook los cuales no se darían si el correo se gestiona directamente desde la plataforma de gmail.

Esto se debe a un problema de autenticación dmarc debido a que falla la validación de los registros de firmas digitales asociados al registro dkim. Dicho mas claramente: Gmail no acepta que se envíen correos firmados con su servidor de Google desde aplicaciones de terceros (Outlook), solamente desde la plataforma web.

Nota: El siguiente paso es muy importante para una correcta validación:

La solución radica en utilizar nuestro propio servidor como servidor de correo saliente SMTP, pero dejar el servidor de google como servidor de correo entrante IMAP. A pesar de la nomenclatura, IMAP mantiene sincronizadas todas las carpetas, incluyendo la de los mensajes enviados, de manera que no perdemos la sincronía.

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